Pendekatan mencapai koordinasi yang efektif pt aqua

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
1.Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Pengertian Peran

Menurut Friedman, M, (1998 : 286) Peran adalah serangkaian perilaku yang diharapkan pada seseorang sesuai dengan posisi sosial yang diberikan baik secara formal maupun secara informal.  Peran didasarkan pada preskripsi (ketentuan) dan harapan peran yang menerangkan apa yang individu-individu harus lakukan dalam suatu situasi tertentu agar dapat memenuhi harapan-harapan mereka sendiri atau harapan orang lain menyangkut peran-peran tersebut.

2.2 Pengertian Koordinasi

Menurut Handoko, yang dimaksud Koordinasi adalah sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien (2003:195). Dan juga kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya (2003:196).

Sedangkan Menurut The Liang Gie, Pengkoordinasian merupakan rangkaian aktivitas menghubungkan, menyatu padukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan, percekcokan, kekembaran kerja atau kekosongan kerja.

2.3 Ciri-ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat( 1985;89-90)

·         Bahwa tanggung jawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan, koordinasi sering dicampur-adukan dengan kata koperasi namun sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerjasama.oleh karena itu, maka kerjasama sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.

·         Adanya proses (continues process) karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

·         Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok dimana mereka bekerja.

·         Konsep kesatuan tindakan hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi, kesatuan usaha,berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian didalam mencapai hasil.

·         Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang telah ditetapkan didalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, dimana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting  untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.

2.4 Tipe-tipe Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007;86-87) ada 2 tipe koordinasi yaitu :

1.      Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

2.      Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

2.5 Sifat-sifat Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 sifat koordinasi yaitu :

1.      Koordinasi adalah dinamis bukan statis

2.      Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran

3.      Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara menyeluruh. Asas koordinasi adalah asas skala ( hirarki ) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya asas ini harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

2.6 Karakteristik Penting Dari Koordinasi Dalam Suatu Organisasi

Menurut Saritha Pujari Koordinasi adalah proses untuk membangun kerukunan antar kegiatan yang berbeda dari suatu organisasi, sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Definisi koordinasi menyajikan fakta-fakta berikut tentang karakteristik:

Karakteristik koordinasi dalam suatu organisasi:

(1) Upaya Koordinasi Mengintegrasikan grup

Perlunya koordinasi dirasakan saat upaya kelompok diperlukan untuk pemenuhan tujuan. Singkatnya, dapat dikatakan bahwa koordinasi adalah terkait dengan upaya kelompok dan usaha bukan individual. Pertanyaan koordinasi tidak muncul, jika pekerjaan dilakukan oleh satu orang saja.

(2) Koordinasi Menjamin Kesatuan Aksi

Sifat koordinasi adalah untuk menciptakan kesatuan dalam tindakan. Ini berarti selama proses mengkoordinasikan upaya dilakukan untuk menciptakan persatuan di antara berbagai kegiatan organisasi. Sebagai contoh, departemen pembelian dan penjualan harus mengkoordinasikan upaya mereka sehingga pasokan barang berlangsung sesuai dengan pesanan pembelian.

(3) Koordinasi adalah Proses berkelanjutan

Ini bukan pekerjaan yang bisa dilakukan sekali dan untuk semua, tetapi kebutuhannya dirasakan di setiap langkah. Banyak kegiatan yang dilakukan dalam bisnis. Kadang-kadang atau yang lain, jika ada salah satu kegiatan terus berfluktuasi baik selama lebih atau kurang dari yang dibutuhkan, keseimbangan organisasi secara keseluruhan terganggu. Dengan demikian, mencermati harus di simpan pada semua kegiatan untuk menjaga keseimbangan.

(4) Koordinasi adalah Fungsi All-meresap

Kegunaan mengacu pada kebenaran yang berlaku untuk semua bidang (bisnis dan organisasi non-bisnis) dan tempat-tempat seragam. Sifat koordinasi meresap. Seperti pembuatan jadwal di lembaga pendidikan adalah contoh tepat membangun koordinasi.

Dalam permainan kriket, penempatan pemain di posisi yang telah ditentukan tidak lain hanyalah koordinasi. Dalam cara yang sama, untuk menyinkronkan kegiatan departemen yang berbeda, seperti pembelian, penjualan, produksi, keuangan, dan lain-lain dalam sebuah organisasi bisnis adalah koordinasi.

(5) Koordinasi adalah Tanggung Jawab Semua Manajer

Koordinasi diperlukan di semua tiga, yaitu, atas, tingkat manajerial menengah ke bawah dan. Kegiatan yang berbeda dilakukan pada semua tingkatan adalah sama pentingnya. Oleh karena itu adalah tanggung jawab semua manajer bahwa mereka melakukan upaya untuk membangun koordinasi. Itu sebabnya, tidak bisa dikatakan bahwa koordinasi adalah lebih penting untuk setiap satu tingkat manajerial tertentu atau manajer.

(6) Koordinasi adalah Fungsi disengaja

Koordinasi tidak pernah ditetapkan dengan sendirinya tapi itu adalah usaha yang disengaja. Hanya kerjasama tidak cukup tetapi koordinasi juga diperlukan. Sebagai contoh, seorang guru bercita-cita untuk mengajar secara efektif (ini adalah kerja sama) tapi jadwal tidak siap di sekolah (ini adalah kurangnya koordinasi).

2.7 Teori Kebutuhan

Menurut David McClelland Need for affiliation, yaitu kebutuhan untuk berafiliasi yang merupakan dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, berada bersama orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain.

2.8 Pengertian Masalah

Menurut Hudojo (1990 : 32 ) Mengemukakan bahwa masalah sebagai pernyataan kepada seseorang dimana orang tersebut tidak mempunyai aturan atau hukum yang dapat segera di gunakan untuk menemukan jawaban dari pertanyaan tersebut.

2.9 Pengertian Pendekatan

Menurut Anthony (1963) pendekatan adalah satu set asumsi korelatif yang berhubungan dengan sifat belajar mengajar.

Daftar Pustaka:

http://ariel-bagen-sama-saja.blogspot.co.id/2013/01/pendekatan-pendekatan-untuk-mencapai.html
http://rizkyzhaeehatt.blogspot.co.id/2013/12/tugas-manajemen_12.html

Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional PT.AQUA

Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi PT Aqua Golden Missisippi Tbk

 

Uraian Pekerjaan :

1. Dewan Komisaris

-          melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan nasihat kepada direktur

-          dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT.

-          kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu

2.      Direktur Utama

-          memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

-          memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)

-          menyetujui anggaran tahunan perusahaan

-          menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

3.      Direktur Keuangan Finance & Accounting

-          Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

-          Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

-          Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

-          Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

-          Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.

-          Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya

-          Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan

4.      Direktur Pemasaran Sales & Marketing

-          Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan

-          Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal

-          Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.

-          Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan

-          Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar

-          Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan

-          Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

5.      Direktur Personalia

-          Merencanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen. 

-          Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja yangnyaman dan berdisiplin.

-          Menampung dan mencari keluhan karyawan.

-          Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan ketrampilan karyawan.

-          Bertanggungjawab terhadap disiplin kerja karyawan.

6.      Direktur Produksi

-          Mengendalikan semua proses produksi perusahaan.

-          Mengontrol jalannya proses produksi.

-          Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi.

-          Bertanggung jawab atas hasil produksi.

Unsur – unsur Organisasi

PT. Aqua Golden Missisippi Tbk memiliki banyak unsur dalam pengorganisasiannya terutama Manusia, kerjasama, tujuan bersama, peralatan, dan lingkungan. Banyaknya divisi-divisi yang ada mencerminkan unsur manusia didalamnya. Struktur organisasi perusahaan ini yang bersifat spesialis dan menyebar, menandakan kerjasama yang sangat erat dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya sehingga dapat melancarkan perusahaan untuk mencapai visi dan misi serta tujuan bersama.

Teori Organisasi

                PT. Aqua Golden Missisippi merupakan perusahaan yang memiliki banyak divisi dan pembagian tugas yang merata. Mereka saling membangun satu dengan yang lainnya yang bermaksud tercapainya tujuan bersama. Kekurangan fungsi suatu divisi, berarti pengurangan kualitas dan penurunan target dan strategi. Sehingga dapat dikatakan perusahaan ini tergolong terori organisasi modern.

Macam macam Organisasi Dari Segi Tujuan

            Tujuan organisasi merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan juga merupakan sesuatu apa yang akan dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu dalam suatu organisasi / perusahaan. Tujuan juga dirumuskan dalam dua bentuk yaitu tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang. Perbedaan kedua terletak dalam waktu pencapaian dan cara penulisannya. Tujuan jangka pendek biasanya lebih spesifik dibandingkan jangka panjang.

Struktur Organisasi dan Uraian PekerjaanStruktur organisasi mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, sebagai sistem pengendali intern dalam suatu perusahaan, pelimpahan wewenag dan tanggung jawab dari masing-masing bagian.Berikut adalah struktur organisasi secara umum :

• Uraian Pekerjaan

1. General Manager

ü  Memonitor bisnis Danone-AQUA di Indonesia
ü  Memonitor bagaimana Profit AQUA
ü  Menyusun strategi untuk jangka panjang (4 atau 5 tahun kedepan)
ü  Membuat/menyusun laporan regional dan laporan kepada pemegang saham.

1. Coorporate Secretary

ü  Bertanggung Jawab atas PR.

1. VP Finance

ü  Menyusun strategi keuangan untuk jangka panjang (5 Tahun ke depan)
ü  Menyusun strategi dalam menentukan anggaran secara efisien dan efektif

1. VP Human & Resources

ü  Menyusun Startegi Sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang digunakan dalam perusahaan sehingga memberikan kontribusi dan kinerja yang tinggi

1. VP Sales & Distribusion

ü  Menyusun strategi distribusi dalam jangka panjang, program atu rencana distribusi dalam 5 tahun mendatang

1. VP Marketing

ü  Menyusun rencana pemasaran produk AQUA sendiri, strategi pemasaran dalam jangka panjang (4 atau 5 tahun mendatang)

1. Purchasing

ü  Menyusun strategi bagaimana membangun hubungan atau menjalin kerja sama dengan supplier.

1. VIT

ü  Menyusun strategi penetrasi pasar VIT seiring sejalan dengan AQUA
ü  Menyusun strategi untuk menjadikan VIT sebagai air minum dalam kemasan (AMDK) yang baik dalam kelas menengah kebawah.

daftar pustaka:

https://andyseptianwibisono.wordpress.com/2013/06/25/tugas-manajemen-strategik-pt-aqua-golden-mississippi-tbk/

http://saifuddinra.blogspot.co.id/2014/11/tugas-teori-organisasi-umum-1-analisa.html